• Digitale Personalakte
    Personaldaten effektiv verwalten
  • Performance Management
    Mitarbeiterführung intelligent begleiten
  • Organisation
    Hand in Hand beim Organisationsmanagement

digitale Personalakte

Mit der digitalen Personalakte können sie die Mitarbeiter Dokumente zentral archivieren. myHCM unterstützt dabei die Erfassung durch automatisiertes Einlesen mit Scanner, Stapelverarbeitung und Barcode-Etiketten-Erkennung.

digitale Aktenordner -konfigurierbares Ablagesystem inkl. Email-Archivierung       
Suchfunktion inkl. Volltextsuche
Eingangsdokumente inkl. Barcodeauswertung u/o OCR mit Formularerkennung
Rechts- und Revisionssicherheit (u.a. digitale Signatur)

Datenaustausch - Schnittstellen

 - Integration der Microsoft Office Anwendungen

 - TWAIN Schnittstell (Scanner)

 - XML Schnittstelle (ERP, CRM, etc.)

 - Barcode-Integration (Druck, Etikett, etc.)

 

digitale Aktenordner

Ordnung ist das halbe Leben! Stellen Sie einmal zentral und konfigurierbar ein HR Ablagesystem bei Ihren Mitarbeiter ein und schon können alle Beteiligten, die über die jeweiligen Berechtigungen verfügen, darauf zugreifen. Insbesondere die freie Konfigurierbarkeit ist in den Augen unser Kunden eine wertvolle Funktion, die zur spürbaren Erleichterung der täglichen Verwaltungsarbeiten beiträgt. Darüber hinaus ist das Tool in der Lage automatisiert Dokumente aus anderen Anwendungen z.B. Entgeltmitteilungen aus SAP, E-Mails aus Outlook etc. in die dafür vorgesehen Ordner abzulegen -einmal eingestellt ist hier keinerlei manueller Aufwand mehr notwendig.

Suchfunktion inkl. Volltextsuche

Natürlich werden die gespeicherten Informationen nach einiger Zeit durchaus umfangreich. Sollten Sie dann schnell und unkompliziert nur bestimmte Inhalte in Ihren Akten suchen, dann helfen wir gerne mit unserer Suchfunktion: Stichwörter in Dateinamen oder Suchbegriffe in gespeicherten Dokumenten mit Volltextsuche...All das ist sekundenschnell & zielsicher in Ihrem neuen digitalen Personalaktensystem möglich.

Barcode & OCR Formularerkennung

Vielfältige Einsatzmöglichkeiten durch die bewährten Automatiserungstechnologien Barcode-Etikettenerkennung sowie unserer OCR-Formularerkennung. Anwendungsbeispiele sind:  aufgedruckte oder -geklebter Barcodes in einzuscannenden Dokumenten, das eine 100% automatisierte Scan-Ablage ermöglicht oder die Erweiterung um eine OCR-Formularerkennung, mit derer Daten (z.B. Briefköpfe) automatisch aus dem gescannten Dokument ausgelesen werden und als Verschlagwortung (u/o Ablagesortierung) zu dem Dokument dient. Selbstverständlich unterstützen unsere Projektpartner Sie auch bei der Auswahl der richtigen Scanneranwendungen, so dass Stapelverarbeitung, Erkennen von leeren Seiten oder auch das Scannen von Vorder-und Rückseite eine optimale Archivierung Ihrer Personalakten ermöglicht.

Rechts- und Revisionssicherheit

 Keine Frage unser System schafft für Sie als Kunden die heute technisch verfügbaren Voraussetzungen, um einen zertifizierten Einsatz zu gewährleiten. Oftmals entsteht aber der irreführende Eindruck, es gäbe bereits als revisionssicher zertifizierte Archiv- und Dokumentenmanagementlösungen. Dies ist nicht möglich, denn es gibt keine allgemeingültige Zertifizierung für die Revisionssicherheit einzelner Hardware- und Softwaresysteme. Der individuelle Einsatz beim Anwender, die Ordnungsmäßigkeit des gesamten Verfahrens, die Qualität der Informationen und der Prozesse, sowie der sichere Betrieb ist wesentlicher Bestandteil der Revisionssicherheit. Wir sind dabei Ihr verlässlicher Software-/Archivierungspartner, der mit Ihnen Funktion & Prozess so gestaltet, dass Archivierung, Signatur, Versionierung, Datensicherheit, Berechtigungen etc. tatsächlich auch bei Ihnen testiert werden kann.

Datenaustausch - Schnittstellen

Anwenderfreundlich wie wir sind bieten es sich an eine ganze Reihe von Integrationsmöglichkeiten zu schaffen. Dazu zählt die direkte Einbindung in den Microsoft Office-Applikationen, die es Ihnen erlaubt z.B. das Word-Dokument direkt in myHCM beim Mitarbeiter abzuspeichern. Auch die Einbindung bestehender Scanner oder Multifunktionsgeräte per gängiger TWAIN_Schnittstelle ist für uns eine Selbstverständlichkeit. Darüber hinaus können mit unserer XML-Schnittstelle aus nahezu allen halbwegs modernen Softwaresystem Dokumente und Informationen importieren, die wir im myHCM Archivsystem direkt (ohne zusätzlichen manuellen Aufwand) an der richtigen Stelle abspeichern. Das ist einfach und spart Zeit & Geld.